ادغام پستی یا Mail Merge

سلام 

پس از مدت ها یه سوژه که از کامنت یکی از دوستان به ذهنم رسید رو گفتم این جا بذارم. قابلیت بسیار پرکاربردی است. این قابلیت به شما اجازه می دهد تا نامه های سفارشی ایجاد کنید. به عنوان مثال قصد دارید در یک برنامه به 100 نفر از رتبه ی 1 تا 100 تقدیر نامه با متن یکسان بدهید که تنها در نام فرد و رتبه ی کسب شده دارای تفاوت هستند. بدین منظور یک فایل اکسل درست می کنید که در یک ستون نام فرد و در ستون دیگر رتبه ی آن درج شده باشد. این فایل را ذخیره می کنید و در ورد (word) از آن استفاده می کنید. 

من مدل 2007 رو توضیح می دم، 2003 روهم با کمی تغییر خودتون کارکنید و پیدا کنید.

از تب mailing روی گزینه ی select recipients کلیک کنید و در منوی باز شده سه حالت انتخاب دارید. 

1. اگر قبلاً فایل خود را درست نکرده اید و تنها برای یک بار مثلاً به صد نفر می خواهید نامه ای بزنید، گزینه ی اول را انتخاب کنید تا برای شما یک فایل اکسس (mdb) با دیتاهای شما (مثلاً نام و نام خانوادگی و...) ایجاد کند. و سپس از آن استفاده کنید. 

2. اگر فایل شما قبلاً آماده شده است، به عنوان مثال فرم اطلاعات افراد در دیتابیسی ذخیره شده است (اکسس، اکسل، مای اس کیو ال و ...) از گزینه ی دوم استفاده کنید و آدرس آن دیتابیس را در پنجره باز شده ثبت کنید. 

3. اگر از اوتلوک استفاده می کنید و مخاطبین شما در اوتلوک موجود است، از گزینه ی سوم استفاده کنید. در این حالت می توانید، نامه را مستقیماً به افراد ایمیل کنید.  

در هر سه حالت بالا، پس از وارد کردن دیتا بیس، به طور معمول از قابلیت های ورد استفاده کنید. تنها در مکان هایی که اسم شخص مورد نظر را قصد دارید وارد کنید، به عنوان مثال در عنوان نامه می خواهید بنویسید حضور محترم جناب آقای مهدی محمدی، که نام مهدی محمدی قرار است تغییر کند و در فایل منتسب شده، این نام ها موجود است، به جای مهدی محمدی از قسمت Insert Merge Field عنوان ستون مورد نظر را انتخاب کنید (مثلاً نام و بعد از زدن یک فاصله، نام خانوادگی). بدین ترتیب یک تگ در صفحع نشان داده می شود (به عنوان مثال تگ «نام»). 

پس از اتمام نامه و جایگزینی قسمت های متغیر با عنوان ستون آن می توانید نتیجه را با کلیک کردن بر روی گزینه ی Preview Result ببینید، به منظور دیدن نام های بدی، می توانید از نویگیتور قرار داده شده در کنار همین گزینه استفاده کنید.  

در نهایت در قسمت Finish می توانید نامه های خود را پرینت گرفته یا ایمیل نمایید.